Time blocking per donne in carriera: la strategia definitiva per avere tutto sotto controllo

Riuscire a conciliare vita lavorativa e familiare, spesso, può risultare una vera impresa. Ed è qui che entra in gioco il time blocking…

Scopri la guida pratica per organizzare, in modo produttivo, le giornate e la produttività lavorativa.

Nella vita frenetica di tutti i giorni, moltissime donne, annaspano cercando di trovare un giusto equilibrio tra la carriera, il tempo per sé stesse e la famiglia. Può sembrare qualcosa di utopico, tuttavia l’aspetto più difficile da gestire è proprio il tempo, spesso percepito come “insufficiente” per la quantità di cose da fare. Lo spiraglio di luce in fondo al tunnel, in questo caso, è rappresentato proprio dal time blocking.

Semplice e intuitivo, questo metodo rappresenta una soluzione concreta, utilizzata da molti professionisti per pianificare le giornate in modo mirato. Questa tecnica prevede la suddivisione del tempo in blocchi, per favorire una maggiore concentrazione. Utilissimo, sopratutto, se si lavora da remoto (in smart working), in modo da convertire il tempo in uno strumento strategico.

Cos’è il Time Blocking e come funziona?

Il tempo, in questo contesto, deve essere visto come strumento per aumentare la concentrazione. Questo è l’obiettivo base della strategia del time blocking. Il suo principio è molto intuitivo: quello di suddividere la giornata in step, in modo da sapere in ogni momento cosa fare e quanto tempo impiegare per quella specifica attività. Dalle riunioni al tempo per la famiglia, ogni cosa troverà il suo posto all’interno di un calendario, permettendo di visualizzare l’intera giornata come un insieme di blocchi ben definiti. È una tecnica molto utile se si soffre di procrastinazione o ansia da prestazione. Un esempio:

• 7:00 alle 8:00 : Risveglio muscolare, colazione.
• 8.30 alle 9:00 : Portare i bambini a scuola.
• 9.30 alle 13:00 : Focus sul lavoro.
• 14:00 alle 14:30 : Pranzo.
• 15:00 alle 16:00 : Gestione casa e attività per figli.
• 17:00 alle 18:00 : Meeting e gestione email.
• 18:30 – 19:00 : Pianificazione giornata successiva.
• 19 in poi: tempo di qualità con la famiglia.

Questa tecnica consente di stabilire le priorità e, soprattutto, di rispettarle. Pianificare in anticipo riduce lo stress, migliora la produttività e garantisce che i momenti importanti, sia personali che professionali, siano rispettati. Ovviamente, il tutto deve conciliarsi in modo coerente e realistico con il proprio tipo di lavoro e stile di vita.

Come adattare il Time Blocking alla vita di una donna in carriera?

Per quanto possa sembrare controverso, il time blocking non è un metodo rigido, anzi. Deve adattarsi alla perfezione al tipo di lavoro e agli impegni quotidiani di ogni persona. Ogni donna ha diverse esigenze: chi deve gestire un team e quindi potrebbe trovarsi a organizzare riunione impreviste, chi invece oltre al proprio lavoro deve dedicarsi anche alla cura della casa e dei figli, oltre anche a poter inserire nell’arco della giornata una fetta di tempo per sé stessi, che sia un progetto personale o un attività. Per cui, la chiave del successo sta nella flessibilità. Gli intoppi possono essere dietro l’angolo, per cui ci si potrebbe trovare nella posizione in cui non tutto va secondo i piani, ma senza farne un dramma, è importante guardare oltre e non farsi prendere dal panico. Proprio per questo, ci sono tre punti chiave da tenere a mente:

• Prima di tutto, identificare le priorità. Prima di pianificare, è fondamentale avere una chiara visione di ciò che è importante. Quali sono le attività che non possono essere trascurate?
• Essere flessibili. Sarebbe utile inserire blocchi di tempo vuoti per affrontare imprevisti o per riorganizzare la giornata, se necessario. Proprio per essere pronte a tutto.
• Sperimentare con orari diversi. Trovare la routine perfetta è un lavoro che richiedere allenamento e tempo. Inoltre, tutte le ore del giorno non sono uguali. Per cui meglio sfruttare i momenti di maggiore energia per le attività più impegnative e lasciare quelle meno prioritarie per il resto della giornata.

Gli strumenti digitali per una pianificazione perfetta

Oggi, grazie alla tecnologia e alla digitalizzazione, ci sono moltissimi strumenti utili che possono rendere il time blocking intuitivo e pratico. Le applicazioni digitali sono una risorsa fondamentale per chi vuole implementare questa tecnica nella propria vita quotidiana.

Tra i tool migliori troviamo Google Calendar, ideale per chi cerca semplicità e funzionalità. Permette di creare blocchi di tempo, impostare promemoria e sincronizzare il calendario con altri dispositivi o con il team. Per chi cerca qualcosa di più professionale, Notion è ideale. Oltre a un calendario, include opzioni per note, checklist e monitoraggio delle attività. Poi abbiamo Trello, utile per chi ama la gestione visiva. I task possono essere suddivisi in schede e associati a specifici orari. Infine, Clockify, uno strumento per monitorare il tempo effettivamente impiegato in ciascuna attività, utile per valutare se il proprio piano è realistico.

I benefici del Time Blocking per la produttività e il benessere.

Ma quali sono i reali vantaggi di questa tecnica, sulla produzione e sul proprio benessere? Dividere il tempo in diversi blocchi, aiuta a focalizzarsi su un’attività per volta, eliminando le distrazioni. In questo modo avremo maggiore concentrazione e produttività. Inoltre, sapere cosa fare in ogni blocco, permette di ridurre lo stress e di vivere la giornata con più serenità. Attuando questa metodologia, si riduce in modo significativo il rischio di burnout e si potrà stabilire un equilibrio tra vita privata e lavorativa.

Come superare le difficoltà?

Anche con il miglior piano, ci saranno momenti in cui questo metodo non funzionerà alla perfezione. Una riunione si prolunga, un’emergenza familiare si presenta all’ultimo minuto, o semplicemente la giornata prende una piega diversa da quella prevista. Per affrontare al meglio queste evenienze, ecco cosa fare: prima di tutto non colpevolizzarsi. Il time blocking non è scolpito nella pietra. Riorganizzare i blocchi è parte del processo. In secondo luogo, è importante analizzare cosa funziona e cosa no, apportando miglioramenti graduali. Per prendere dimestichezza con questo strumento, si può iniziare gradualmente. Non è necessario pianificare l’intera giornata all’inizio. Provare con un paio di blocchi e aumentare progressivamente.

Il time blocking rappresenta una strategia pratica ed efficace per affrontare le sfide di una vita complessa e impegnata. Adattabile, flessibile e supportato da strumenti digitali avanzati, è un alleato prezioso per ogni donna in carriera che vuole gestire con successo lavoro, famiglia e tempo personale.